Ewidencja sprzedaży w ramach Rolniczego Handlu Detalicznego to jeden z tych obowiązków, który wielu pszczelarzy bagatelizuje – do momentu kontroli. Tymczasem jest to wymóg wynikający bezpośrednio z przepisów prawa, a jego brak może skutkować nie tylko mandatem, ale i wstrzymaniem działalności.

Dobra wiadomość: ewidencja w RHD jest prosta, nie wymaga specjalnego oprogramowania i może być prowadzona w zwykłym zeszycie lub arkuszu kalkulacyjnym. W tym artykule wyjaśniam dokładnie, co musi zawierać, jak ją prowadzić na co dzień, jak długo przechowywać i co sprawdza kontroler podczas inspekcji.

Podstawa prawna obowiązku ewidencjonowania

Obowiązek prowadzenia dokumentacji sprzedaży w RHD wynika z kilku aktów prawnych jednocześnie. Pierwszym jest rozporządzenie (WE) nr 178/2002 ustanawiające ogólne zasady prawa żywnościowego, które nakłada wymóg identyfikowalności (ang. traceability) na każdy podmiot działający w łańcuchu żywnościowym. Zasada identyfikowalności oznacza, że w każdej chwili musisz być w stanie prześledzić, skąd pochodzi produkt i dokąd trafił.​

Polskim przepisem uszczegółowiającym jest ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Rolniczym Handlu Detalicznym wraz z aktami wykonawczymi, które precyzują minimalne wymagania co do zakresu i formy dokumentacji. Na podstawie tych przepisów podmiot prowadzący RHD ma obowiązek prowadzić ewidencję odrębnie za każdy rok kalendarzowy, a wpisy muszą być wprowadzane niezwłocznie po dokonaniu każdej transakcji.

Trzecim filarem prawnym jest unijna zasada HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points), którą w uproszczonej formie muszą stosować nawet mali producenci żywności – w tym pszczelarze. Stanowi ona podstawę do prowadzenia dokumentacji jakościowej i sanitarnej towarzyszącej ewidencji sprzedaży.​

Dwa rodzaje ewidencji w RHD

Zanim przejdziemy do konkretnych wzorów, warto wiedzieć, że pszczelarz prowadzący RHD może być zobowiązany do prowadzenia dwóch odrębnych ewidencji, które służą różnym celom. Można je prowadzić w jednym dokumencie, ale trzeba rozumieć różnicę między nimi.​

Pierwsza – ewidencja dla celów bezpieczeństwa żywności – dotyczy wszystkich sprzedawanych produktów pszczelich i jest prowadzona na potrzeby nadzoru weterynaryjnego (Inspekcji Weterynaryjnej). Obejmuje miód, pyłek, pierzgę i mleczko pszczele bez względu na to, czy są przetworzone, czy nie.​

Druga – ewidencja dla celów podatkowych – dotyczy wyłącznie produktów przetworzonych (np. miody smakowe, zestawy z dodatkami), ponieważ to właśnie przychody z ich sprzedaży wliczają się do limitu 100 000 zł zwolnienia podatkowego. Przychody ze sprzedaży nieprzetworzonych produktów pszczelich (czysty miód) nie są wliczane do limitu podatkowego i nie wymagają odrębnego ewidencjonowania w tym celu. W praktyce wielu pszczelarzy prowadzi jeden zestaw zapisów obejmujący oba cele – co jest dopuszczalne, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy.​

Co musi zawierać ewidencja sprzedaży RHD – minimalne wymagania

Przepisy określają minimalne dane, jakie musi zawierać każdy wpis w ewidencji. Nie ma urzędowego, jedynego obowiązującego wzoru – formę możesz dostosować do swoich potrzeb, pod warunkiem że wszystkie wymagane informacje się tam znajdą.

Każdy wpis musi zawierać:

• Numer kolejny wpisu (LP) – liczba porządkowa, nieprzerwana w obrębie roku kalendarzowego
• Datę zbycia żywności – dokładna data każdej transakcji lub dnia sprzedaży
• Rodzaj zbytej żywności – np. „miód wielokwiatowy”, „miód rzepakowy”, „pyłek kwiatowy”
• Ilość zbytej żywności – w kilogramach lub litrach, ze wskazaniem jednostki

Dodatkowo, dla pełniejszej kontroli i celów podatkowych, ewidencja może (i powinna) zawierać:

• Uzyskany dochód ze sprzedaży – kwotę w złotych za daną transakcję
• Skumulowany dochód od początku roku – bieżąca suma narastająca do porównania z limitem 100 000 zł
• Numer partii (LOT) sprzedawanego miodu – dla zapewnienia identyfikowalności
• Miejsce sprzedaży – np. „targ Katowice, ul. Rynek”, „sklep XYZ”, „pasieka – sprzedaż bezpośrednia”

Wzór ewidencji sprzedaży miodu w RHD – tabela

Poniżej kompletny wzór ewidencji sprzedaży w RHD dla pszczelarza, gotowy do przepisania do zeszytu lub Excela. Jest to format szerzej stosowany przez regionalne związki pszczelarskie i akceptowany przez Inspekcję Weterynaryjną:​

EWIDENCJA SPRZEDAŻY – RHD | Imię Nazwisko | Rok:

LP	Data sprzedaży	Rodzaj produktu	Ilość (kg)	Cena/kg (zł)	Wartość (zł)	Nr partii (LOT)	Miejsce sprzedaży
1	12.04.2026	Miód rzepakowy	10	35,00	350,00	LOT-2026-01	Targ, Katowice
2	15.04.2026	Miód wielokwiatowy	5	40,00	200,00	LOT-2026-02	Pasieka – klient indyw.
3	20.04.2026	Pyłek kwiatowy	2	80,00	160,00	LOT-2026-03	Sklep „Zdrowie”, ul. …
4	22.04.2026	Miód rzepakowy	8	35,00	280,00	LOT-2026-01	Targ, Katowice
…	…	…	…	…	…	…	…
		ŁĄCZNIE	25 kg	–	990,00 zł

Na dole tabeli, po każdym miesiącu lub kwartale, warto dodać wiersz z sumą narastającą od początku roku – pozwala to na bieżące monitorowanie zbliżania się do rocznego limitu ilościowego (np. 2 400 kg dla 80 rodzin) lub limitu podatkowego (100 000 zł).​

Identyfikowalność partii miodu – numer LOT

Numer LOT (numer partii produkcyjnej) to element, który łączy ewidencję sprzedaży z etykietą na słoiku. Każda partia miodu – np. pozyskana w określonym wirowaniu lub z konkretnych uli – powinna mieć przypisany unikalny numer partii. Dzięki temu w razie reklamacji, wycofania produktu lub kontroli możesz natychmiast zidentyfikować, które słoiki należą do danej partii i do których klientów trafiły.​

Prawo dopuszcza, że datą minimalnej trwałości może być jednocześnie numerem partii – jeśli jest ona podana co najmniej z podaniem dnia i miesiąca. Dla uproszczenia możesz zatem używać zapisu „data minimalnej trwałości jest równocześnie numerem partii” na etykiecie i odpowiadającego jej kodu w ewidencji np. „2028-04″ dla miodu z datą ważności do kwietnia 2028 roku.​

Jeśli chcesz stosować dedykowane numery LOT – np. „LOT-2026-01″ dla pierwszego wirowania sezonu – wpisuj tę samą wartość zarówno na etykiecie słoika, jak i w kolumnie „Nr partii” w ewidencji. W razie kontroli to właśnie powiązanie etykiety z ewidencją jest kluczowym dowodem identyfikowalności.​

Ewidencja dla sprzedaży do sklepów i gastronomii

Sytuacja komplikuje się nieco, gdy sprzedajesz miód nie tylko konsumentom końcowym, ale też lokalnym sklepom, restauracjom czy punktom gastronomicznym. W takim przypadku ewidencja powinna zawierać dodatkowe dane odbiorcy – nazwy i adresy zakładów, do których trafiła żywność.​

Wynika to z zasady, że gdy miód trafia do innego zakładu (który go dalej sprzedaje lub przetwarza), łańcuch identyfikowalności musi być możliwy do prześledzenia w obu kierunkach. Każda dostawa do sklepu lub restauracji powinna być odnotowana jako odrębny wpis z nazwą i adresem odbiorcy – nie wystarczy zapis „sklep X”.​

Dodatkowym dokumentem, który warto wystawiać przy dostawach do zakładów, jest potwierdzenie dostawy lub faktura – nawet uproszczona. Tego rodzaju dokumenty mogą zastąpić lub uzupełnić wpis w ewidencji, jeśli zawierają wszystkie wymagane dane (data, rodzaj, ilość, odbiorca).​

Ewidencja sprzedaży na targach i kiermaszach

Targ lub kiermasz to specyficzne miejsce sprzedaży, które wymaga oddzielnego podejścia w dokumentacji. Jeśli sprzedajesz na targach regularnie, najwygodniej prowadzić zapis dzienny – po każdym dniu handlowym – zamiast rejestrować każdą indywidualną transakcję.

Dozwolone jest rejestrowanie sprzedaży jako sumy dziennej z podziałem na rodzaje produktów: np. „12.04.2026 – targ Katowice – miód rzepakowy 12 kg, miód wielokwiatowy 8 kg, łącznie 840 zł”. Ważne, żeby zapis był wprowadzony tego samego dnia – nie wolno uzupełniać dokumentacji z opóźnieniem tygodniowym czy miesięcznym.​

Miejsce sprzedaży musi być również odpowiednio oznakowane tabliczką z napisem „rolniczy handel detaliczny” zawierającą imię i nazwisko producenta, adres pasieki i weterynaryjny numer identyfikacyjny (WNI) nadany przez PLW. Tabliczka nie ma urzędowo określonego wzoru – liczy się jej zawartość, nie format.

Ewidencja produkcji – dodatkowy poziom dokumentacji

Poza ewidencją sprzedaży warto (a przy RHD na produkty przetworzone – należy) prowadzić równoległą ewidencję produkcji, która obejmuje:​

• Datę i ilość pozyskanego miodu z każdego wirowania
• Numer partii powiązany z danym wirotem
• Gatunek miodu i z jakich uli lub pni pochodzi
• Datę rozlewu do słoików i przybliżoną ilość sztuk
• Dokumentację leczenia pszczół – w tym nazwy stosowanych preparatów, dawkowanie, daty, podpisy lekarza weterynarii jeśli leczenie było weterynaryjnie nadzorowane

Dlaczego to ważne? Bo w razie reklamacji lub kontroli Inspekcji Weterynaryjnej będziesz mógł wykazać, że konkretna partia miodu (LOT) pochodzi z konkretnego wirowania, z konkretnych uli, które były zdrowe i nieleczone w wymaganym okresie karencji.​

Jak długo przechowywać dokumenty?

To jeden z najczęstszych błędów – wyrzucanie ewidencji po zakończeniu sezonu. Przepisy są jednoznaczne: dokumentację RHD przechowujesz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, za który została sporządzona.

Oznacza to, że ewidencję za rok 2026 przechowujesz do końca 2028 roku. Jeśli kontrola Inspekcji Weterynaryjnej odbędzie się np. w lutym 2028 – masz obowiązek okazać dokumentację za lata 2026 i 2027.​

Dokumentację przechowujesz w siedzibie RHD – czyli w miejscu, które podałeś jako adres prowadzenia działalności przy rejestracji w PIW. Powinna być dostępna „na żądanie” organu kontrolującego bez konieczności jej specjalnego sprowadzania.​

Praktyczny przykład rocznej ewidencji

Poniżej przykład kompletnej, uproszczonej rocznej ewidencji dla pszczelarza z 20 ulami, który sprzedaje miód na targu i do jednego sklepu – z użyciem formatu miesięcznego:

Jan Kowalski | Pasieka „Złoty Ul” | NIP/PESEL: xxxxxxxx | WNI: PLxxxxxx | Rok: 2026

LP	Data	Produkt	Ilość (kg)	Wartość (zł)	Nr LOT	Odbiorca
1	15.04.2026	Miód rzepakowy	30	1 050,00	LOT-2026-01	Targ Rynek, Katowice
2	22.04.2026	Miód rzepakowy	20	700,00	LOT-2026-01	Sklep „Eko Smak”, ul. Kwiatowa 5
3	10.07.2026	Miód wielokwiatowy	40	1 800,00	LOT-2026-02	Targ Rynek, Katowice
4	18.08.2026	Miód gryczany	15	900,00	LOT-2026-03	Sprzedaż z pasieki
5	05.09.2026	Pyłek kwiatowy	5	400,00	LOT-2026-04	Targ Rynek, Katowice
		RAZEM	110 kg	4 850,00 zł

Taki zapis – uzupełniany na bieżąco, podpisany i datowany – w pełni spełnia wymagania przepisów i nie wzbudzi zastrzeżeń kontrolera podczas inspekcji.

FAQ

Czy ewidencja musi być prowadzona odręcznie, czy może być elektroniczna?

Przepisy nie określają formy prowadzenia ewidencji – dopuszczalny jest zarówno zeszyt papierowy, jak i plik Excel, arkusz Google Sheets czy aplikacja mobilna. Jedynym warunkiem jest to, żeby ewidencja była dostępna do wglądu dla organu kontrolującego i żeby wpisy były wprowadzane niezwłocznie po sprzedaży, a nie z opóźnieniem.

Co się stanie, jeśli zapomnę wpisać kilka transakcji?

Niezupełna lub nieaktualna ewidencja jest naruszeniem przepisów o bezpieczeństwie żywności. W praktyce przy pierwszej kontroli kończy się to zazwyczaj zaleceniem pokontrolnym i wyznaczeniem terminu na uzupełnienie dokumentacji. Przy kolejnych naruszeniach grożą kary pieniężne nakładane przez Inspekcję Weterynaryjną lub Handlową.​

Czy mogę prowadzić jedną ewidencję dla sprzedaży bezpośredniej i RHD razem?

Jeśli posiadasz zezwolenie zarówno na sprzedaż bezpośrednią (SB), jak i RHD, formalnie powinieneś prowadzić odrębne ewidencje dla każdej z tych form działalności – ponieważ podlegają one nadzorowi na podstawie różnych przepisów. W praktyce wiele regionalnych inspektoratów akceptuje jedną połączoną ewidencję z wyraźnym oznaczeniem kanału sprzedaży – najlepiej zweryfikować to z lokalnym PLW.​

Czy muszę wpisywać dane osobowe kupujących do ewidencji?

Przy sprzedaży konsumentom końcowym (klientom prywatnym na targu, sąsiadom, z pasieki) – nie. Ewidencja rejestruje fakty zbycia, a nie dane osobowe nabywców. Dane odbiorcy wpisujesz tylko przy sprzedaży do zakładów handlowych i gastronomii – i wtedy podajesz nazwę i adres firmy, a nie dane osoby.​

Czy muszę prowadzić ewidencję, jeśli mam tylko sprzedaż bezpośrednią – nie RHD?

Tak – obowiązek prowadzenia dokumentacji sprzedaży dotyczy zarówno sprzedaży bezpośredniej, jak i RHD. W sprzedaży bezpośredniej zakres wymagań jest minimalnie węższy (nie ma wymogu ewidencji dochodów), ale rejestr ilości i rodzaju zbytych produktów jest obowiązkowy w obu przypadkach.​

Co kontroluje Inspekcja Weterynaryjna podczas wizyty w pasiece?

Podczas standardowej kontroli inspektorzy weryfikują m.in.: wpis do rejestru PIW, dokumentację sprzedaży (ewidencję), prawidłowość etykiet na słoikach, warunki przechowywania miodu (temperatura, zabezpieczenie przed insektami i gryzoniami), dokumentację leczenia pszczół oraz oznakowanie miejsca sprzedaży tabliczką RHD. Każdy z tych obszarów może być podstawą do zastrzeżeń lub zaleceń pokontrolnych.